Manueller Datenexport aus SAP
Wie kann man Daten aus SAP exportieren?
Es gibt verschiedenen Gründe, weshalb es notwendig sein kann, Daten aus SAP zu exportieren. Zum einen können Daten in einem anderen Datenanalyseprogramm (Power BI oder IDEA) oder in Excel weiterverarbeiten werden, oder man benötigt etwa einen Datenexport in der Prüfung als Nachweis (sofern ein Screenshot nicht ausreicht).
Gerade bei großen Datenmengen bietet sich der Einsatz von Datenextraktionsprogrammen an (dazu gibt es auch schon einiges auf dem Markt).
Man hat aber auch die Möglichkeit mit seinem User Daten aus SAP manuell zu exportieren.
Auf diese Exportfunktionen möchte ich hier näher eingehen. Folgende Funktionen werden hier gelistet:
1) Export als Excel
2) Export als Textdatei
3) Export als CSV-Datei
1) Export als Excel Datei
Hier kommt es auf den Report bzw. die Transaktion an, über welche das Ergebnis bzw. die Tabelle, welche exportiert werden soll, erzeugt wurde.
Grundsätzlich benötigt man zum Export die Funktion „lokale Datei“. Je nach Report bzw. Transaktion verbirgt sich diese an unterschiedlichen Stellen.
-
Lokale Datei als Button
Dieser ist bereits in der Leiste über dem Ergebnis wie dargestellt verfügbar. Meistens ist dieser bei Reports, welche ein ALV Format als Ausgabe anbieten vorhanden oder aber auch in der Tabellenanzeige mit der Transaktion SE16H.
Wählt man den Button aus, erhält man folgende Exportmöglichkeiten:
Hier wählt man die Tabellenkalkulation und wird im Anschluss gefragt, welches Format exportiert werden soll. XLSX ist hier bereits als Default ausgewählt und kann beibehalten werden.
Nach der Bestätigung muss nur noch der Ablagepfad ausgewählt werden, in dem die Excel exportiert werden soll.
-
Excel Export als Button
Bei manchen Transaktionen und Reports (wie hier beim Report „RFEPOJ00“) wird der Excel Export direkt als Button angeboten.
Über diesen gelangt man direkt in die Formatauswahl, wie oben bereits beschrieben.
Das Ergebnis in Excel für die beiden genannten Fälle sieht dann folgendermaßen aus:
-
„Lokale Datei“ über die Menüleiste
Sollte weder der Button für „Lokale Datei…“ oder Excel in der Leiste angeboten werden, ist die Funktion „Lokale Datei“ noch über die Menüleiste auswählbar.
Den Pfad sieht man hier:
Wählt man hier „Text mit Tabulatoren“ aus, kann eine Excel exportiert werden, das jedoch nur im alten xls-Format.
Das Ergebnis sieht in Excel dann folgendermaßen aus:
Hier müssen noch die leeren Zwischenspalten und nicht benötigten Zeilen entfernt werden. Im Anschluss kann man dann die bereinigte Datei im xlsx-Format speichern.
2) Export als Textdatei
Der Export als Textdatei läuft ähnlich ab wie der o.g. Export nach Excel. Man wählt nun als Format „Unkonvertiert“ aus und legen die Datei als .txt ab.
Öffnet man diese Datei über den Editor sieht das Ergebnis folgendermaßen aus:
Dieses Format eignet sich besonders dann, wenn die Datei in ein Datenanalyseprogramm, welches Druckdateien verarbeiten kann, wie etwa IDEA oder ACL eingelesen und weiterverarbeitet werden soll.
3) Export als CSV-Datei
SAP bietet auch die Möglichkeit Daten als CSV-Dateien zu exportieren an. Diese ist jedoch etwas „versteckt“.
Man beginnt wie gewohnt mit dem Export als lokale Datei bis man zur Formatauswahl gelangt. Hier wählt man nun „Text mit Tabulatoren“ aus. Dies bedeutet im Grunde, dass sie Spalten in der Ausgabedatei durch Tabs getrennt werden.
Bevor man nun weitermacht, wirft man einen Blick in die Auswahlfläche „Encoding“:
Diese ist per Default immer mit „0000“ gefüllt. Dies muss noch geändert werden. Über die Schaltfläche gelangt man in die Auswahl und scrollt bis zur Nummer „4110“. Diese steht für das sog. UTF-8 Format, welches für die Erzeugung einer CSV-Datei benötigt wird.
Hat man dieses ausgewählt, muss noch die Dateiendung in „.csv“ geändert werden:
Nach dem Export kann man diese Datei mit Excel öffnen. Dies sieht dann folgendermaßen aus:
Es befinden sich noch ein paar nicht benötigte führende Zeilen in der Datei. Diese müssen zuerst entfernt werden.
Sind die Zeilen gelöscht, markiert man in Spalte A mit Hilfe der Tastenkombination Strg + Shift + <Pfeil nach unten> alle Datensätze. Mit Hilfe der Funktion „Text in Spalten“ können diese anhand des Trennzeichens (Tab – wurde in SAP so ausgewählt) auf Spalten aufgeteilt werden.
Dabei muss folgende Auswahl getroffen werden:
Mit „Fertig stellen“ schließt man die Konvertierung ab und erhält folgendes Bild:
Jetzt müssen nur noch die überflüssigen Zwischenspalten gelöscht werden.
Im Anschluss kann man noch einmal die Anzahl der Datensätze in der Datei mit der Auswahl in SAP (nicht vergessen, in Excel wird die Zeile mit den Bezeichnungen mitgezählt) abgleichen.
Ist das Ergebnis soweit zufriedenstellend, kann die Datei als .xlsx gespeichert werden.