Benutzertypen: Bei Analysen nicht zu vernachlässigen!
Was sind Benutzertypen in SAP und warum sollte man diese berücksichtigen?
Die Einbeziehung der sogenannten Benutzertypen bei Datenanalysen in SAP ist unerlässlich, um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen.
In diesem Beitrag erklären wir, was Benutzertypen in SAP sind, warum sie berücksichtigt werden sollten und wie sie in Analysen einbezogen werden können.
SAP verwendet verschiedene technische Benutzertypen, die auf spezifische Anforderungen und Aufgaben im System zugeschnitten sind. Die Analyse von Benutzertypen ermöglicht die Zuordnung von Datensätzen zu bestimmten Prozessen, wie zum Beispiel die Unterscheidung zwischen manuellen Buchungen, die von einem Dialogbenutzer erfasst wurden, und automatisierten Buchungen, die von einem Systembenutzer erfasst wurden.
Durch die Identifizierung von Datensätzen, die automatisiert oder über Schnittstellen erfasst wurden, entsteht ein Mehrwert. Bei der Prüfung können zum einen Datensätze identifiziert werden, die über einen bereits geprüften und als verlässlich geltenden Prozess ins System gelangt sind. Zum anderen können leicht Datensätze erkannt werden, die manuell über den Dialogprozess erfasst wurden.
Die fünf Benutzertypen in SAP
SAP unterscheidet fünf verschiedene technische Benutzertypen, die jeweils durch einen zugehörigen Buchstaben abgekürzt bzw. gekennzeichnet sind:
Dialogbenutzer (A):
Der Dialogbenutzer ist der am häufigsten verwendete Benutzertyp in SAP und ermöglicht die Anmeldung und Interaktion mit dem SAP-System über die SAP-GUI oder Web-Browser. Dieser Benutzertyp ist für Endbenutzer konzipiert, die im System arbeiten, und ermöglicht die Ausführung von Transaktionen und die Anzeige von Berichten. Dialogbenutzer sind individuellen Personen zugeordnet und sollten nicht von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden, um eine korrekte Protokollierung und Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten im System zu gewährleisten.
Systembenutzer (B):
Der Systembenutzer ist ein technischer Benutzertyp, der hauptsächlich für Hintergrundverarbeitung und Kommunikation zwischen SAP-Systemen oder mit externen Systemen verwendet wird. Dieser Benutzertyp ermöglicht automatisierte Prozesse wie Batch-Jobs, RFC-Aufrufe (Remote Function Call) oder Webservice-Aufrufe. Eine Anmeldung über die SAP-GUI ist nicht möglich.
Kommunikationsbenutzer (C):
Kommunikationsbenutzer dienen der externen Kommunikation und werden hauptsächlich für den Datenaustausch zwischen SAP-Systemen und anderen Anwendungen über Schnittstellen wie BAPIs (Business Application Programming Interfaces) oder IDocs (Intermediate Documents) verwendet. Dieser Benutzertyp wird in der Regel für die Anbindung von externen Systemen an das SAP-System benötigt. Eine Anmeldung über die SAP-GUI ist nicht möglich.
Servicebenutzer (S):
Der Servicebenutzer ist ein technischer Benutzertyp, der für Anwendungen oder Dienste eingerichtet wird, die einen anonymen Zugang zum SAP-System erfordern. Servicebenutzer ermöglichen die Nutzung von Funktionalitäten, ohne dass eine individuelle Authentifizierung des Benutzers erforderlich ist. Dieser Benutzertyp sollte jedoch mit Vorsicht eingesetzt werden, da er die Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten im System einschränken kann und potenzielle Sicherheitsrisiken birgt. Zudem ist das Kennwort dieses Benutzertyps unbegrenzt gültig und läuft nicht ab.
Referenzbenutzer (L):
Der Referenzbenutzer ist ein spezieller Benutzertyp, der zur Gruppierung von Berechtigungen verwendet wird. Referenzbenutzer können sich nicht direkt im System anmelden, sondern dienen dazu, gemeinsame Berechtigungen auf andere Benutzer zu übertragen. Dies erleichtert die Verwaltung von Berechtigungen, indem man Referenzbenutzer erstellt, die typische Rollen oder Funktionen im Unternehmen repräsentieren, und diese dann den jeweiligen Benutzern zuweist.
Wie können die Benutzertypen eingebunden werden?
Die Information über den Benutzertyp wird im Benutzerstamm gespeichert und kann aus der SAP-Tabelle USR02 exportiert werden.
An sechster Stelle findet man dazu die Spalte "Benutzertyp" (USTYP).
Für die Analyse ist es wichtig, zumindest den Benutzernamen (Primärschlüssel) und den Benutzertyp zu exportieren.
Die exportierte Tabelle kann anschließend an die Grundgesamtheit angehängt werden, wobei der Benutzername in der USR02 („BNAME“) und der Benutzername in der Grundgesamtheit (z. B. „USNAM“ in BKPF oder „ERNAM“ in EKKO) die beiden Schlüssel bilden.
Hier ein Beispiel der Verknüpfung beider Tabellen in Power BI:
Wie wertet man den Benutzertyp am besten aus?
Sobald der Benutzertyp in der Analyse integriert ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten, diesen auszuwerten.
Empfehlenswert ist es, den Benutzertyp in der Übersicht der Einzeldatensätze zu nennen, um die Aussagekraft der Einzelposten zu erhöhen.
Darüber hinaus kann eine eigene Visualisierung für die Benutzertypen erstellt werden, um die Verteilung der Benutzertypen über die Grundgesamtheit zu erkennen und Datensätze gezielt nach einem Benutzertypen selektieren zu können.
