Maverick Buying: Rechnungen ohne Bestellbezug identifizieren
Was ist eigentlich Maverick Buying?
Der Begriff Maverick Buying beschreibt nicht konformes Einkaufsverhalten innerhalb eines Unternehmens. Dabei handelt es sich um den Kauf von Waren und Dienstleistungen ohne Rücksicht auf die festgelegten Einkaufsrichtlinien oder Verträge. Dies kann zu einer Vielzahl von Problemen führen, darunter höhere Kosten, mangelnde Transparenz und erhöhtes Risiko für Betrug.
In diesem Beitrag werden wir uns in diesem Zusammenhang mit der investigativen Identifizierung von Rechnungen ohne Bestellbezug in SAP beschäftigen, um Maverick Buying aufzudecken und zu verhindern.
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Warum ist das Thema in der Prüfung relevant?
Maverick Buying ist ein bedeutendes Problem, das für interne und externe Prüfer von großer Relevanz ist.
Die Identifizierung und Verhinderung von Maverick Buying kann dazu beitragen, die Kostenkontrolle, Effizienz, Compliance, Transparenz, Rechenschaftspflicht, Risikomanagement und Unternehmensethik zu verbessern.
Revisoren und Wirtschaftsprüfer sollten in diese Richtung prüfen, um potenzielle Schwachstellen in den internen Kontrollen und Einkaufsprozessen eines Unternehmens aufzudecken.
Wieso nach Rechnungen ohne Bestellbezug suchen?
Um Maverick Buying zu vermeiden, werden Richtlinien und Vorgaben im Rahmen des Einkaufsprozesses definiert. Diese umspannen z. B. Einkaufsrichtlinien, ein Bestellanforderungsprozess, Katalogbeschaffungen oder entsprechende Berechtigungen im System.
Viele dieser Kontrollmechanismen sind innerhalb des Einkaufsprozesses angesiedelt und greifen, sofern dieser ordnungsgemäß durchlaufen wird. Es ist jedoch auch möglich völlig losgelöst vom im System stattfindenden Einkaufsprozess Dienstleistung & Waren zu bestellen. In diesem Fall muss bei Dienstleistungen z. B. „nur noch“ die Rechnung im System erfasst werden, was in diesen Fällen oft direkt im SAP Modul FI geschieht.
Daher können solche direkt in SAP FI erfassten Rechnungen Indikatoren für mögliche irreguläre Beschaffungen sein.
Wie identifiziere ich Rechnungen ohne Bestellbezug in SAP?
Grundlage dieser Analyse ist hierbei das sog. Einzelpostenjournal bzw. Buchungsjournal. Gelistet werden hier sämtliche Buchhaltungsbelege einer Gesellschaft für einen bestimmten Betrachtungszeitraum.
Da ich grundsätzlich immer mit SAP Tabellen arbeite werde ich auch an dieser Stelle wieder so vorgehen. Folgende Tabellen bilden die Grundlage für das Einzelpostenjournal:
- BKPF
- BSEG
Natürlich können hier auch wieder weitere Tabellen zur Erweiterung bzw. Ergänzung der Analyse herangezogen werden.
Die Identifikation der relevanten Datensätze erfolgt anschließend mit folgenden Selektionskriterien:
- Buchungsschlüssel (BSEG_BSCHL): „31“ (Kreditoren-Rechnungen)
- Referenztyp (BKPF_AWTYP): <> „RMRP“ (MM Rechnungsprüfung)
Mit Hilfe dieser Selektionskriterien werden nun alle Kreditoren-Rechnungen angezeigt, welche nicht die Logistik-Rechnungsprüfung im Modul MM durchlaufen haben.
Das Ergebnis bildet die Grundgesamtheit aller Rechnungen ohne Bestellbezug. Diese kann nun anhand weiterer Kriterien, wie z. B. Lieferanten oder Erfasser nach potenziell kritischen Vorgängen analysiert werden.