Das Buchungsjournal erzeugen

Was ist ein Buchungsjournal?

Beim sog. Buchungsjournal handelt es sich um chronologisch erfasste Buchhaltungsbelege.

Es beinhaltet dabei alle buchhalterisch relevanten Geschäftsvorfälle wie etwa Ein- und Ausgangsrechnungen, FiBu-relevante Warenbewegungen oder Lohn- und Gehaltszahlungen.

Da zu jedem Beleg Informationen wie der Buchungskreis und das Buchungsdatum (und in SAP dazu auch nochmal getrennt das Geschäftsjahr) ausgewiesen wird, kann man das Buchungsjournal auf eine Gesellschaft und ein Geschäftsjahr einschränken und exportieren.

Dieses Journal wird in der Wirtschaftsprüfung dann meistens für das sog. Journal-Entry-Testing verwendet. Dabei handelt es sich um - meist fest definierte - Datenanalysen, wie zum Beispiel:

Auflistung aller Erfasser und deren Gliederung nach Konten, etc.
AGE Analyse auf Basis des Buchungs-, Beleg- und Erfassungsdatum
Zeitreihenanalysen für spezifische Kontengruppen (Umsatzerlöse, Personalaufwand, Materialaufwand, etc.)
Analyse nach auffälligen Buchungstexten oder Beträgen
Analyse von Buchungen an Wochenenden und Feiertagen

Wie kann man das Buchungsjournal erzeugen?

In SAP gibt es verschiedene Möglichkeiten das Buchungsjournal zu erzeugen.

Grundsätzlich basiert dieses auf den beiden Tabellen BKPF und BSEG. Ergänzt werden kann das Buchungsjournal dann noch mit Informationen aus weitere Tabellen, die sich verknüpfen lassen, wie z. B. die LFA1 (für Lieferantennamen) oder SKAT (für Kontenbezeichnungen).

Eine Möglichkeit wäre also nun alle benötigten Tabellen zu exportieren und dann anschließend mit Hilfe eines Datenanalyseprogramms (wie IDEA oder Power BI) zu verknüpfen.

Es geht aber auch einfacher, indem man das Journal direkt in SAP erzeugt und „als ganzes“ exportiert. Dazu stehen uns die zwei folgenden Möglichkeiten zur Verfügung.

Buchungsjournal mit Report

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Uns steht ein Standard-Report zur Erzeugung des Buchungsjournals in SAP zur Verfügung. Dieser lautet RFEPOJ00 und lässt sich wie gewohnt über die SA 38 starten.

Führt man diesen aus, kann man vor der Erzeugung des Journals einige Einschränkungen vornehmen, wie z.B. den Buchungskreis, das Geschäftsjahr, Ledger und weiteres.

Zum Exportieren des Journals bietet uns SAP auch wieder mehrere Möglichkeiten, u. a. den bekannten Button für die lokale Datei, oder aber der Button für das .xlsx Format von Excel.

Buchungsjournal mit dem Quick Viewer

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Die zweite, etwas kompliziertere, dafür aber mächtigere Lösung, ist die Erzeugung über den Quick Viewer.

Dazu müssen wir einen neuen Quick View anlegen und dabei als Datenquelle eine logische Datenbank auswählen. Bei der logischen Datenbank selbst handelt es sich um die Datenbank „BRF“, die sog. BELEGDATENBAK.

Hier erhalten wir nun schon fertig verknüpft unsere bereits bekannten Tabellen BKPF und BSEG (sowie einige weitere). Aus diesen können wir nun sämtliche verfügbaren Felder zu unserer Ausgabetabelle (= Buchungsjournal) hinzufügen.

Darin besteht auch der große Vorteil im Vergleich zum Report und der manuellen Verknüpfung der Rohtabellen, da wir hier alle verfügbaren Felder der Tabellen in unserem Buchungsjournal anzeigen können und diese bereits fertig verknüpft sind.

Habe ich mich nun entscheiden welche Selektions- und Listenfelder relevant sind, führe ich die Abfrage aus, schränke gemäß meiner Selektionsfelder ein und erhalte mein fertiges Buchungsjournal, bereit zum Export.

Für diesen stehen uns wieder, wie gewohnt, die lokale Datei oder aber das Excel Format zur Verfügung.