Arbeiten mit Reports
Was ist ein Report?
Bei sogenannten Reports handelt es sich um Programme, die zum einen Informationen aufbereiten und ausgeben, zum anderen aber auch Änderungen an Daten durchführen können. Daher sind Reports sorgsam auszuwählen!
Letztendlich bestehen Reports aus Code (die Programmiersprache in SAP heißt ABAP), welcher nacheinander die darin beinhalteten Befehle ausführt und so Daten u.a. kumuliert, berechnet, oder eben auch ändert.
Hier ein Screenshot zum Report RFEPOJ00 (Erzeugung Einzelpostenjournal) als ABAP Code:
Namenskonventionen von Reports
Wie viele andere Themen auch unterliegen Reports Namenskonventionen:
- Standardreports beginnen meistens mit einem „R“
- Der zweite Buchstabe bezieht sich auf die Komponente bzw. das Modul, auf welchen sich dieser bezieht („F“ für Finanzbuchhaltung, „M“ für Materialwirtschaft)
- Selbsterstellte Reports beginnen mit einem „Y“ oder „Z“ (bzw. mit einem reservierten Namensraum, wenn es sich z.B. um den Report eines Dienstleisters handelt, der dafür bei SAP einen Namensraum reserviert hat
Für den oben genannten Report bedeutet dies:
Wie nutzt man Reports?
Zum Starten eines Reports wird die Transaktion SA38 genutzt.
In der darauffolgenden Eingabemaske kann der Report, der verwendet werden soll, eingegeben werden.
Mit „Ausführen“ oder F8 wird dieser dann gestartet.
In unserem Beispiel gelangen wir durch den Start in eine weitere Eingabemaske, über welche Parameter für die Ausgaben (in diesem Fall das Einzelpostenjournal) eingegeben werden müssen. Diese hängt immer vom gewählten Report ab.
Manche Reports, die zur Durchführung keine weiteren Parameter benötigen, erzeugen nach dem Start direkt das Ergebnis.
Nach erfolgter Eingabe kann dieser dann durch „Ausführen“ oder F8 mit den von vorher gewählten Parametern gestartet werden.
Daraufhin wird das Ergebnis erzeugt:
Ab hier besteht nun die Möglichkeit das Ergebnis zur Weiterverwendung zu exportieren. Zum Thema Export aus SAP gibt es einen separaten Beitrag.
Wie bereits erwähnt muss bei der Auswahl von Reports sorgfältig vorgegangen werden, da es Reports gibt, welche nicht nur Daten aufrufen bzw. anzeigen, sondern auch Änderungen vornehmen können. Vor der Ausführung eines Reports sollte man sich daher erkundigen, wozu dieser genau dient (anzeigen oder auch ändern), ob es sich um einen SAP Standardreport handelt (erkennbar am Namen) und ob er inhaltlich dem geforderten Zweck erfüllt. Sollten insbesondere bei der Frage nach der Datenänderung Zweifel bestehen, ist von der Nutzung des Reports abzuraten. In diesem Fall sollten Informationen über diesen Report oder andere zum angedachten Zweck geeignete Reports von einem SAP Admin eingeholt werden.